Instrukcja Użytkowania: Zakupy w Odoo 18

 Pro EXTREME

 Pro ULTIMATE

​ Midi BUSINESS

 Mini FREE

Niniejszy dokument to kompleksowy przewodnik po aplikacji Zakupy w systemie Odoo 18. Aplikacja ta centralizuje i automatyzuje procesy zaopatrzeniowe, pomagając w optymalizacji kosztów, zarządzaniu relacjami z dostawcami i zapewnieniu ciągłości dostaw.

Spis Treści

1. Pulpit Nawigacyjny i Główne Widoki
2. Konfiguracja: Dostawcy i Produkty
3. Proces Zakupowy: Od Zapytania Ofertowego do Zamówienia
4. Porównywanie Ofert od Dostawców
5. Zarządzanie Zamówieniami Zakupu
6. Odbiór Towarów i Fakturowanie
7. Umowy Ramowe (Blanket Orders)
8. Raportowanie i Analiza Zakupów

1. Pulpit Nawigacyjny i Główne Widoki

Główny ekran aplikacji Zakupy to pulpit nawigacyjny, który domyślnie wyświetla listę Twoich zapytań ofertowych i zamówień zakupu.

• Widok Kanban/Lista: Możesz przełączać się między widokiem listy (bardziej szczegółowym) a widokiem Kanban (bardziej wizualnym).
• Filtry i Grupowanie: Użyj paska wyszukiwania i predefiniowanych filtrów (np. "Moje zamówienia", "Zamówienia do zatwierdzenia"), aby szybko znaleźć potrzebne dokumenty. Możesz grupować dane według dostawcy, daty zamówienia czy statusu.
• Kluczowe Wskaźniki: Na górze pulpitu widoczne są kluczowe wskaźniki, takie jak średnia wartość zamówienia czy czas realizacji dostaw.

[Obraz pulpitu nawigacyjnego aplikacji Zakupy w Odoo]

2. Konfiguracja: Dostawcy i Produkty

Prawidłowe dane to podstawa efektywnego procesu.

a) Konfiguracja Dostawcy:

1. Przejdź do Zamówienia > Dostawcy.
2. Wybierz istniejącego dostawcę lub kliknij "Utwórz".
3. W zakładce "Sprzedaż i Zakupy" możesz ustawić domyślne warunki płatności, walutę oraz minimalną kwotę zamówienia.

b) Konfiguracja Produktu:

1. Przejdź do Produkty > Produkty.
2. W formularzu produktu, w zakładce "Zakup", możesz:
   • Dodać wielu dostawców dla tego samego produktu, określając dla każdego z nich cenę i minimalną ilość zamówienia. Odoo może automatycznie wybrać najlepszego dostawcę przy tworzeniu zapytania.
   • Zdefiniować Reguły Zaopatrzenia, które pozwolą Odoo automatycznie generować zapytania ofertowe, gdy stan magazynowy produktu spadnie poniżej określonego minimum.

3. Proces Zakupowy: Od Zapytania Ofertowego do Zamówienia

1. W głównym widoku kliknij "Utwórz". Domyślnie tworzysz Zapytanie Ofertowe (RfQ).
2. Wybierz Dostawcę z listy.
3. Ustaw Termin zamówienia i Oczekiwaną datę dostawy.
4. W zakładce "Produkty" kliknij "Dodaj produkt". Wybierz produkty, które chcesz zamówić i określ ich ilość. Cena zostanie automatycznie pobrana z konfiguracji produktu, ale możesz ją ręcznie zmienić.
5. Gdy zapytanie jest gotowe, kliknij "Wyślij e-mailem", aby wysłać je bezpośrednio do dostawcy.
6. Po otrzymaniu odpowiedzi od dostawcy i uzgodnieniu warunków, kliknij "Potwierdź zamówienie". W tym momencie Zapytanie Ofertowe (RfQ) zamienia się w Zamówienie Zakupu (PO).

4. Porównywanie Ofert od Dostawców

Jeśli wysłałeś zapytania o te same produkty do wielu dostawców, Odoo pomoże Ci je porównać.

1. Przejdź do Raportowanie > Porównanie zamówień zakupu.
2. Dodaj do porównania zapytania ofertowe, które chcesz przeanalizować.
3. Odoo wyświetli czytelną tabelę, w której porówna ceny poszczególnych produktów od różnych dostawców, podświetlając najkorzystniejszą ofertę dla każdej pozycji.

5. Zarządzanie Zamówieniami Zakupu

Po potwierdzeniu, Zamówienie Zakupu (PO) staje się oficjalnym dokumentem.

• Statusy: Zamówienie przechodzi przez różne statusy: "Zapytanie ofertowe", "Wysłano zapytanie ofertowe", "Zamówienie zakupu", "Zablokowane".
• Komunikacja: Cała historia komunikacji z dostawcą (wysłane maile, notatki) jest zapisywana w wątku komunikacyjnym (chatter) na dole zamówienia.

6. Odbiór Towarów i Fakturowanie

Potwierdzenie Zamówienia Zakupu inicjuje procesy w innych modułach.

a) Odbiór Towarów (Integracja z Magazynem):

1. Po potwierdzeniu PO, w module Magazyn automatycznie tworzony jest dokument przyjęcia.
2. Gdy towar fizycznie dotrze do magazynu, pracownik magazynu odnajduje odpowiedni dokument i potwierdza otrzymaną ilość.
3. Na Zamówieniu Zakupu w module Zakupy, w prawym górnym rogu, inteligentny przycisk "Przyjęcie" pokaże status dostawy.

b) Fakturowanie (Integracja z Księgowością):

1. Gdy otrzymasz fakturę od dostawcy, otwórz odpowiednie Zamówienie Zakupu.
2. Kliknij przycisk "Utwórz fakturę".
3. Odoo automatycznie utworzy wersję roboczą faktury kosztowej w module Księgowość, kopiując wszystkie dane z zamówienia (produkty, ilości, ceny).
4. Dział księgowości musi już tylko zweryfikować fakturę z oryginałem, zatwierdzić ją i zaplanować płatność.

7. Umowy Ramowe (Blanket Orders)

Umowy ramowe służą do negocjowania cen na dłuższy okres lub dla większych ilości, bez konieczności natychmiastowego zamawiania wszystkiego.

1. Przejdź do Zamówienia > Umowy ramowe i kliknij "Utwórz".
2. Zdefiniuj dostawcę, okres obowiązywania umowy i produkty objęte umową wraz z wynegocjowanymi cenami.
3. Gdy będziesz chciał zrealizować część umowy, otwórz ją i kliknij "Nowe zapytanie ofertowe". Odoo utworzy standardowe zapytanie, pobierając ceny i warunki z umowy ramowej.

8. Raportowanie i Analiza Zakupów

W menu Raportowanie > Zakupy znajdziesz potężne narzędzie do analizy.

• Tabela przestawna: Analizuj swoje zakupy według wielu wymiarów: dostawcy, produktu, kategorii, kraju.
• Kluczowe metryki: Sprawdzaj całkowitą wartość zamówień, naliczone podatki, średnią wartość zamówienia.
• Wykresy: Przełączaj widok na wykresy, aby wizualnie przedstawić dane, np. udział poszczególnych dostawców w całkowitych zakupach.