Podręcznik Operacyjny: System Mobilny dla Pracowników Terenowych

 Pro EXTREME

 Pro ULTIMATE

​ Midi BUSINESS

 Mini FREE

Wersja systemu: Odoo 18 Pro Extreme 

Rola: Administrator, Dyspozytor, Kierownik Serwisu

Spis Treści

1. Wstęp i Architektura Systemu
2. Konfiguracja Fundamentów (Dane Bazowe)
3. Terytoria i Logistyka (Moduł base_territory)
4. Obsługa Zleceń Serwisowych (Operacje)
5. Planowanie i Trasy (Moduł Route)
6. Gospodarka Magazynowa w Terenie (Moduł Stock)
7. Umowy i Serwis Cykliczny (Moduł Recurring)
8. Integracja Sprzedaży i CRM
9. Raportowanie i Analizy

1. Wstęp i Architektura Systemu

System Odoo 18 Pro Extreme w wariancie Field Service to zintegrowane środowisko łączące pracę biurową z działaniami w terenie. W przeciwieństwie do standardowego Odoo Enterprise, wersja ta oparta jest na rozbudowanym silniku Community (OCA) z kluczowym rozszerzeniem base_territory.

Kluczowa koncepcja: Terytorialność

W tym ekosystemie Terytorium jest nadrzędnym filtrem.

• Technik jest przypisany do Terytorium.
• Magazyn (Van) jest przypisany do Terytorium.
• Klient/Lokalizacja należy do Terytorium.

Dzięki temu system automatycznie wie, który zespół powinien obsłużyć dane zgłoszenie i z jakiego magazynu pobrać części.

2. Konfiguracja Fundamentów (Dane Bazowe)

Zanim wyślesz technika w teren, musisz zdefiniować zasoby w menu Dane bazowe.

2.1. Lokalizacje (Service Locations)

W Odoo Field Service odróżniamy Klienta Płatnika (Partnera) od miejsca wykonania usługi (Lokalizacja).

• Ścieżka: Dane bazowe -> Lokalizacje
• Ważne: Każda lokalizacja musi mieć poprawnie uzupełnione współrzędne geograficzne (Geo-lokalizacja), aby moduł fieldservice_route mógł wyznaczyć trasę.

2.2. Pracownicy i Zespoły

• Ścieżka: Dane bazowe -> Pracownicy
• Każdy pracownik terenowy musi mieć powiązanego użytkownika systemowego, aby mógł logować się do aplikacji mobilnej.
• W zakładce Ustawienia HR przypisz pracownikowi domyślny Pojazd oraz Terytorium.

2.3. Wyposażenie (Assets/Equipment)

Moduł pozwala zarządzać urządzeniami, które serwisujemy u klienta (np. kocioł grzewczy, klimatyzator).

• Ścieżka: Dane bazowe -> Wyposażenia
• Każde urządzenie jest przypisane do konkretnej Lokalizacji. Historia napraw buduje się wokół urządzenia, a nie tylko klienta.

3. Terytoria i Logistyka (Moduł base_territory)

To "mózg" wersji Pro Extreme. Moduł ten automatyzuje przydzielanie zadań.

Konfiguracja:

1. Przejdź do Konfiguracja -> Terytoria.
2. Zdefiniuj obszary (np. "Śląsk - Północ", "Warszawa - Mokotów").
3. Możesz definiować terytoria na podstawie kodów pocztowych (Zip Range) lub ręcznie przypisywać klientów.

Automatyzacja: Gdy tworzysz nowe Zlecenie Serwisowe (Order), system sprawdza adres Lokalizacji. Jeśli pasuje do Terytorium "Śląsk", automatycznie:

• Sugeruje Zespół Serwisowy odpowiedzialny za Śląsk.
• Jako źródło części podpowiada magazyn główny dla tego regionu (chyba że technik ma własny Van).

4. Obsługa Zleceń Serwisowych (Operacje)

Jest to główne centrum dowodzenia Dyspozytora.

4.1. Tworzenie Zlecenia (Ad-hoc)

1. Ścieżka: Operacje -> Wszystkie zlecenia -> Nowy.
2. Wybierz Lokalizację (adres i terytorium uzupełnią się same).
3. Wybierz Typ zlecenia (np. Awaria, Przegląd, Instalacja) – to definiuje etapy pracy.
4. Przypisz Pracownika (lub zostaw puste, by użyć automatycznego planowania).

4.2. Etapy Zlecenia (Workflow)

Zlecenie przechodzi przez statusy (konfigurowalne w Konfiguracja -> Etapy):

1. Draft (Szkic): Zlecenie utworzone, niezatwierdzone.
2. Planned (Zaplanowane): Przypisano datę i technika. W tym momencie zlecenie pojawia się na tablecie pracownika.
3. In Progress (W toku): Technik kliknął "Start" w aplikacji.
4. Completed (Zakończone): Praca wykonana, podpisana przez klienta.
5. Cancelled (Anulowane).

5. Planowanie i Trasy (Moduł Route)

Moduł fieldservice_route służy do optymalizacji przejazdów (Problem Komiwojażera).

5.1. Widok Mapy i Trasy Dzienne

1. Przejdź do Operacje -> Trasy dzienne.
2. Wybierz datę i Zespół/Pracownika.
3. System wyświetli punkty na mapie.

5.2. Optymalizacja

Jeśli masz listę nieprzypisanych zleceń w danym Terytorium:

1. Zaznacz zlecenia w widoku listy.
2. Wybierz Akcja -> Plan Route (Zaplanuj Trasę).
3. System ułoży kolejność zleceń tak, aby zminimalizować kilometry, biorąc pod uwagę:
   • Lokalizację startową pracownika (baza lub dom).
   • Okna czasowe klienta (jeśli zdefiniowane).

6. Gospodarka Magazynowa w Terenie (Moduł Stock)

Integracja fieldservice_stock zamienia samochody serwisowe w magazyny mobilne.

6.1. Magazyn typu "Van"

Każdy pojazd w systemie (Dane bazowe -> Pojazdy) powinien być powiązany z Lokalizacją Magazynową (np. "Magazyn: Van Jana Kowalskiego").

6.2. Zużycie części

W trakcie realizacji zlecenia (zarówno w biurze, jak i na mobile):

1. Wchodzisz w zakładkę Materiały/Produkty.
2. Dodajesz produkt (np. "Filtr oleju").
3. Po zatwierdzeniu zlecenia jako Completed, system automatycznie tworzy dokument magazynowy WZ (Wydanie Zewnętrzne), zdejmując towar ze stanu "Vana" przypisanego do technika.

6.3. Braki magazynowe

Jeśli technik nie ma części:

• System może wygenerować zapotrzebowanie (Zlecenie Przesunięcia) z Magazynu Głównego do Vana (Replenishment).

7. Umowy i Serwis Cykliczny (Moduł Recurring)

Automatyzacja przeglądów okresowych dzięki fieldservice_recurring.

7.1. Szablony Cykliczności

W Konfiguracja -> Recurring Templates zdefiniuj reguły, np.:

• "Przegląd Kwartalny Klimatyzacji".
• Interwał: co 3 miesiące.
• Czas trwania: 2 godziny.

7.2. Tworzenie Kontraktu

1. Wejdź w Operacje -> Recurring Orders (lub bezpośrednio z karty Klienta/Wyposażenia).
2. Utwórz nowy plan serwisowy dla konkretnego urządzenia.
3. System będzie automatycznie generował zlecenia serwisowe w stanie "Draft" na X dni przed terminem, co pozwoli dyspozytorowi je zaplanować.

8. Integracja Sprzedaży i CRM

System zamyka obieg od szansy sprzedaży do faktury.

8.1. CRM -> Field Service (fieldservice_crm)

Gdy handlowiec wygra szansę sprzedaży (np. "Montaż instalacji PV"), może jednym kliknięciem przekonwertować Opportunity w Service Order. Wszystkie dane klienta i opis techniczny zostaną przeniesione.

8.2. Fakturowanie Usług (fieldservice_sale)

Zlecenie serwisowe może być:

• Płatne: Rozliczane wg czasu pracy (Czasu rzeczywistego z timera) i zużytych materiałów.
• Gwarancyjne/Ryczałtowe: Bezpłatne dla klienta.

Po zakończeniu zlecenia (Completed), w panelu zlecenia pojawi się przycisk "Utwórz Fakturę" (Create Invoice). Faktura zostanie utworzona na podstawie raportu zużycia.

9. Raportowanie i Analizy

Menu Raportowanie oferuje wgląd w efektywność terenu.

Kluczowe wskaźniki (KPI):

• Efektywność Czasowa: Porównanie czasu planowanego vs. czasu rzeczywistego (z timera aplikacji).
• Wykorzystanie Terytorium: Ilość zleceń w poszczególnych regionach (pomaga w decyzji o rekrutacji nowych techników).
• Zużycie Materiałów: Raport części zużytych per technik/pojazd.

Wskazówki dla Dyspozytora (Best Practices)

Pro Tip 1: Statusy Blokujące Jeśli technik zgłosi problem (np. brak części), upewnij się, że używa statusu "Wstrzymane" (On Hold) lub tagu "Brak części". Monitoruj te zlecenia codziennie rano.

Pro Tip 2: Synchronizacja Mobile Przypominaj technikom, że po powrocie z obszaru bez zasięgu (offline mode) muszą odświeżyć aplikację, aby dane spłynęły do Panelu Operacyjnego.

Pro Tip 3: Podpisy Weryfikuj w systemie, czy zlecenia o statusie "Completed" posiadają załączony plik podpisu klienta. Jest to podstawa do wystawienia faktury bez reklamacji.

Rola: Technicy, Serwisanci, Przedstawiciele Handlowi

1. Wstęp: Twoje nowe narzędzie pracy

Pracujesz na nowoczesnej platformie Odoo 18 Pro Ultimate i Extreme. System ten został zoptymalizowany pod kątem pracy na smartfonach, oferując płynność i funkcjonalność aplikacji natywnej, bez konieczności pobierania czegokolwiek ze sklepu Google Play czy AppStore.

Wszystkie Twoje zlecenia, trasy oraz stany magazynowe są automatycznie synchronizowane z centralą w oparciu o Twój przypisany Terytorium Działania.

2. Pierwsze uruchomienie (Tryb Aplikacji)

Aby korzystać z systemu tak wygodnie jak z aplikacji:

1. Otwórz przeglądarkę (Chrome na Android lub Safari na iOS).
2. Wpisz adres systemu podany przez koordynatora i zaloguj się.
3. Dodaj do ekranu głównego:
   • Android: Kliknij trzy kropki w rogu -> wybierz "Zainstaluj aplikację" lub "Dodaj do ekranu głównego".
   • iOS: Kliknij przycisk "Udostępnij" (kwadrat ze strzałką w górę) -> wybierz "Do ekranu początkowego".
4. Od teraz uruchamiasz system jedną ikoną z pulpitu telefonu. Interfejs automatycznie dopasuje się do Twojego ekranu, ukrywając paski przeglądarki.

3. Rozpoczęcie dnia: Twoje Terytorium i Trasa

System automatycznie filtruje zlecenia, przydzielając Ci tylko te, które znajdują się w Twoim Terytorium (np. konkretna dzielnica lub region). Dzięki temu nie widzisz zleceń innych zespołów i możesz skupić się na swoim obszarze.

Widok "Moje Zadania"

Po zalogowaniu przejdź do modułu Field Service (Serwis Terenowy).

1. Zobaczysz listę zadań zaplanowanych na dziś.
2. Zadania są posortowane optymalnie pod kątem trasy w Twoim terytorium.
3. Widok mapy (ikona mapy w prawym górnym rogu) pokaże Ci punkty do odwiedzenia w Twojej strefie.

Wskazówka: Jeśli widzisz zlecenie, które jest poza Twoim standardowym obszarem, oznacza to, że dyspozytor ręcznie przydzielił Cię do wsparcia sąsiedniego terytorium.

4. Realizacja zlecenia w terenie

Gdy dotrzesz na miejsce, wykonaj następujące kroki:

A. Rozpoczęcie pracy

1. Kliknij w zlecenie na liście.
2. Naciśnij przycisk Start (lub "Rozpocznij").
   • System zacznie liczyć czas pracy. Jest to kluczowe dla rozliczeń i raportów efektywności Twojego terytorium.

B. Nawigacja

• Klikając w adres klienta lub ikonę strzałki/samochodu, system automatycznie uruchomi Mapy Google/Apple Maps i poprowadzi Cię do celu.

C. Pobieranie Części i Materiałów

Dzięki integracji terytorialnej system wie, z jakiego magazynu korzystasz (np. Magazyn Główny Regionu lub Twój samochód serwisowy "Van 01").

1. Wchodząc w zakładkę Materiały/Produkty, dodaj zużyte części.
2. System automatycznie zdejmie je ze stanu Twojego przypisanego magazynu.

D. Dokumentacja

1. Możesz robić zdjęcia bezpośrednio z poziomu zlecenia (np. zdjęcie usterki przed i po naprawie).
2. Wypełnij formularz zlecenia (Karta Pracy) na ekranie telefonu.

5. Zamykanie zlecenia i Podpis

Przed opuszczeniem lokalizacji klienta:

1. Naciśnij Zatrzymaj (Stop), aby zakończyć licznik czasu.
2. Kliknij przycisk Podpisz (Sign).
3. Podaj smartfon klientowi – dzięki responsywnemu ekranowi Odoo 18 Pro Extreme, podpis palcem jest precyzyjny i wygodny.
4. Zatwierdź podpis.
5. Oznacz zadanie jako Zakończone (Done).

6. Sytuacje specjalne

• Brak zasięgu: Jeśli pracujesz w piwnicy lub rejonie bez zasięgu, system zapamięta wprowadzone dane. Po odzyskaniu połączenia, zsynchronizuj stronę (przeciągnij palcem w dół), aby wysłać dane do centrali.
• Zmiana Terytorium: Jeśli planujesz dłuższy wyjazd do innego regionu, zgłoś to koordynatorowi, aby tymczasowo zmienił Twoje przypisanie w systemie. Dzięki temu otrzymasz zlecenia z nowego obszaru.

Pamiętaj: Twoja praca w systemie buduje historię serwisową danego Terytorium. Dokładne oznaczanie czasów i zużytych materiałów pozwala nam lepiej planować zapasy w Twoim regionie, co w przyszłości ułatwi Ci pracę.