Instrukcja Użytkowania: Naprawy w Odoo 18

 Pro EXTREME

 Pro ULTIMATE

​ Midi BUSINESS

 Mini FREE

Niniejszy dokument to kompleksowy przewodnik po aplikacji Naprawy w systemie Odoo 18. Aplikacja ta jest dedykowanym narzędziem do zarządzania zleceniami serwisowymi, śledzenia zużytych części, rejestrowania pracy i fakturowania usług naprawczych.

Spis Treści

1. Pulpit Nawigacyjny i Główne Widoki
2. Tworzenie Zlecenia Naprawy
3. Zarządzanie Procesem Naprawy: Części i Usługi
4. Wycena i Komunikacja z Klientem
5. Rozpoczęcie i Zakończenie Naprawy
6. Fakturowanie i Integracja z Magazynem
7. Raportowanie i Analiza Napraw

1. Pulpit Nawigacyjny i Główne Widoki

Główny ekran aplikacji Naprawy to pulpit nawigacyjny, który domyślnie wyświetla wszystkie zlecenia naprawy w widoku Kanban.

• Karty Zleceń: Każda karta reprezentuje jedno zlecenie naprawy i zawiera kluczowe informacje: numer zlecenia, nazwę produktu do naprawy, dane klienta i status.
• Statusy (Etapy): Kolumny w widoku Kanban odpowiadają kolejnym etapom procesu naprawy, np. "Nowe zapytanie", "Wycena do wysłania", "Wycena wysłana", "W naprawie", "Naprawione", "Zafakturowane". Możesz łatwo dostosować te etapy do własnych potrzeb.
• Filtry i Grupowanie: Użyj paska wyszukiwania i filtrów, aby szybko znaleźć zlecenia, np. te przypisane do konkretnego technika lub te oczekujące na części.

[Obraz pulpitu nawigacyjnego aplikacji Naprawy w Odoo]

2. Tworzenie Zlecenia Naprawy

Każda naprawa rozpoczyna się od utworzenia zlecenia.

1. Na głównym pulpicie kliknij "Utwórz".
2. Wypełnij formularz zlecenia naprawy:
   • Opis naprawy: Wpisz krótki tytuł, np. "Naprawa ekranu w laptopie Dell".
   • Produkt do naprawy: Wybierz produkt z listy. Jeśli produkt ma numer seryjny, możesz go również wybrać, co zapewni pełną identyfikowalność.
   • Klient: Wybierz klienta, który zleca naprawę.
   • Odpowiedzialny: Przypisz zlecenie do konkretnego technika.
   • Lokalizacja: Określ, gdzie znajduje się produkt (np. w Twoim serwisie).

3. Zarządzanie Procesem Naprawy: Części i Usługi

To serce zlecenia, gdzie określasz, co zostanie zrobione i jakie części zostaną zużyte.

1. W otwartym zleceniu naprawy przejdź do zakładek "Części" i "Operacje".
2. Dodawanie części:
   • W zakładce "Części" kliknij "Dodaj wiersz".
   • Wybierz produkt (część zamienną) z listy, określ ilość i cenę jednostkową.
   • System automatycznie pobierze części z magazynu po potwierdzeniu naprawy.
3. Dodawanie usług (pracy):
   • W zakładce "Operacje" kliknij "Dodaj wiersz".
   • Wybierz usługę (np. "Godzina pracy serwisanta"), określ ilość (np. liczbę godzin) i stawkę.

4. Wycena i Komunikacja z Klientem

Zanim rozpoczniesz naprawę, zazwyczaj wysyłasz klientowi wycenę do akceptacji.

1. Po dodaniu wszystkich części i usług, system automatycznie obliczy całkowity koszt naprawy.
2. Kliknij przycisk "Wyślij wycenę". Odoo wygeneruje i wyśle do klienta e-mail z plikiem PDF zawierającym szczegółową wycenę.
3. Status zlecenia zmieni się na "Wycena wysłana".
4. Gdy klient zaakceptuje wycenę (np. odpowiadając na e-mail), kliknij przycisk "Potwierdź naprawę".

5. Rozpoczęcie i Zakończenie Naprawy

Po potwierdzeniu przez klienta, technik może rozpocząć pracę.

1. Kliknięcie "Potwierdź naprawę" rezerwuje potrzebne części w magazynie.
2. Przesuń kartę zlecenia w widoku Kanban do kolumny "W naprawie".
3. Technik wykonuje fizyczną naprawę.
4. Po zakończeniu pracy, otwórz zlecenie i kliknij przycisk "Zakończ naprawę". Status zmieni się na "Naprawione".

6. Fakturowanie i Integracja z Magazynem

Zakończenie naprawy uruchamia procesy w innych modułach.

a) Integracja z Magazynem:

• Zakończenie naprawy powoduje automatyczne wygenerowanie ruchu magazynowego, który zdejmuje zużyte części ze stanu magazynowego.

b) Fakturowanie (Integracja z Księgowością):

1. W zakończonym zleceniu naprawy kliknij przycisk "Utwórz fakturę".
2. Odoo automatycznie utworzy wersję roboczą faktury w module Księgowość, zawierającą wszystkie pozycje z wyceny (zarówno części, jak i usługi).
3. Dział księgowości musi już tylko zweryfikować i zatwierdzić fakturę, a następnie wysłać ją do klienta.

7. Raportowanie i Analiza Napraw

W menu Raportowanie > Zlecenia naprawy możesz analizować swoje działania serwisowe.

• Tabela przestawna: Analizuj zlecenia według klienta, technika, statusu czy produktu.
• Kluczowe metryki: Sprawdzaj średni czas naprawy, całkowity przychód z napraw czy rentowność poszczególnych zleceń.
• Wykresy: Przełącz widok na wykres, aby wizualnie przedstawić dane, np. liczbę napraw w poszczególnych miesiącach.