Instrukcja Użytkowania: Dni Wolne (Time Off) w Odoo 18
Pro EXTREME
Pro ULTIMATE
Midi BUSINESS
Mini FREE
Niniejszy dokument to kompleksowy przewodnik po aplikacji Dni Wolne (Time Off) w systemie Odoo 18. Aplikacja ta centralizuje i upraszcza cały proces zarządzania nieobecnościami w firmie, od składania wniosków przez pracowników, po ich zatwierdzanie i analizę.
Spis Treści
- Pulpit Nawigacyjny – Widok Pracownika i Menedżera
- Konfiguracja: Tworzenie i Przydzielanie Typów Dni Wolnych
- Proces Składania Wniosku o Dzień Wolny
- Proces Zatwierdzania Wniosków przez Menedżera
- Widok Kalendarza i Planowanie Zespołowe
- Raportowanie i Analiza Nieobecności
1. Pulpit Nawigacyjny – Widok Pracownika i Menedżera
Główny ekran aplikacji Dni Wolne dostosowuje się do roli użytkownika.
- Dla Pracownika: Pulpit pokazuje podsumowanie dostępnych dni wolnych dla każdego typu (np. "Pozostało 20 z 26 dni Urlopu Wypoczynkowego"). Widoczny jest również kalendarz z zaznaczonymi własnymi nieobecnościami oraz nieobecnościami członków zespołu, co ułatwia planowanie.
- Dla Menedżera: Oprócz własnego podsumowania, menedżer widzi sekcję "Do zatwierdzenia", gdzie znajdują się wszystkie wnioski od jego podwładnych. Ma również pełny wgląd w kalendarz swojego zespołu.
[Obraz pulpitu nawigacyjnego aplikacji Dni Wolne w Odoo]
2. Konfiguracja: Tworzenie i Przydzielanie Typów Dni Wolnych
Ta sekcja jest przeznaczona głównie dla administratorów HR.
- Przejdź do Konfiguracja > Typy dni wolnych.
- Kliknij "Utwórz", aby zdefiniować nowy typ nieobecności (np. "Urlop okolicznościowy", "Opieka nad dzieckiem").
- W formularzu skonfiguruj kluczowe opcje:
- Nazwa typu dni wolnych.
- Wymaga alokacji: Wybierz "Tak", jeśli pracownicy mają roczny limit (jak urlop wypoczynkowy). Wybierz "Nie", jeśli wniosek nie pomniejsza limitu (jak praca zdalna) lub limit nie jest wymagany.
- Wymaga zatwierdzenia: Określ, czy wniosek musi być zatwierdzony (np. przez menedżera, dział HR).
- Widoczność: Zdecyduj, czy pracownicy mogą widzieć swoje saldo dla tego typu urlopu.
Przydzielanie Dni Wolnych (Alokacja): Dla typów wymagających alokacji (np. 26 dni urlopu rocznie):
- Przejdź do Menedżerowie > Alokacje i kliknij "Utwórz".
- Nadaj nazwę alokacji (np. "Urlop Wypoczynkowy 2024 - Jan Kowalski").
- Wybierz Typ dni wolnych i Pracownika.
- Wpisz liczbę dni/godzin do przydzielenia i zatwierdź.
3. Proces Składania Wniosku o Dzień Wolny
Proces dla pracownika jest prosty i intuicyjny.
- Na pulpicie nawigacyjnym aplikacji Dni Wolne kliknij "Nowy wniosek".
- Wybierz Typ dni wolnych z listy (np. "Urlop Wypoczynkowy").
- Wybierz Daty lub Godziny, w których chcesz wziąć wolne. System automatycznie obliczy czas trwania.
- W polu Opis dodaj krótkie uzasadnienie.
- Kliknij "Zapisz". Wniosek zostanie automatycznie wysłany do osoby odpowiedzialnej za zatwierdzenie.
4. Proces Zatwierdzania Wniosków przez Menedżera
Menedżerowie mają kilka miejsc, w których mogą zarządzać wnioskami.
- Na pulpicie nawigacyjnym: W sekcji "Do zatwierdzenia" pojawiają się wszystkie oczekujące wnioski.
- W menu Menedżerowie > Wszystkie wnioski: Tutaj znajduje się pełna lista wniosków od wszystkich podwładnych.
- Otwórz wniosek, aby zobaczyć szczegóły. Menedżer widzi, kto jeszcze z zespołu jest nieobecny w tym samym czasie.
- Menedżer ma trzy opcje:
- Zatwierdź: Akceptuje wniosek. Pracownik otrzymuje powiadomienie, a jego saldo urlopowe jest aktualizowane.
- Odmów: Odrzuca wniosek. Menedżer powinien podać powód w wątku komunikacyjnym.
- Zatwierdź drugi raz: Jeśli wymagane jest podwójne zatwierdzenie (np. przez HR), wniosek przechodzi na kolejny poziom.
5. Widok Kalendarza i Planowanie Zespołowe
Kalendarz jest centralnym narzędziem do planowania.
- Przejdź do widoku "Kalendarz" w menu głównym.
- Zobaczysz wszystkie zatwierdzone nieobecności w firmie.
- Możesz filtrować widok według działu lub pracownika, aby sprawdzić dostępność zespołu w danym okresie. Kolory odpowiadają różnym typom nieobecności, co ułatwia szybką orientację.
6. Raportowanie i Analiza Nieobecności
W menu Raportowanie znajdziesz szczegółowe analizy.
- Raport według typu: Pokazuje, ile dni wolnych zostało wykorzystanych dla każdego typu nieobecności w danym okresie.
- Raport według pracownika: Zestawienie absencji dla poszczególnych osób.
- Możesz przełączać się między widokiem tabeli przestawnej a wykresem, aby łatwiej wizualizować dane, np. zobaczyć, w których miesiącach absencja jest najwyższa.