Instrukcja Użytkowania: Serwis Terenowy (Field Service) w Odoo 18

 Pro EXTREME

 Pro ULTIMATE

​ Midi BUSINESS

 Mini FREE

Niniejszy dokument to kompleksowy przewodnik po aplikacji Serwis Terenowy (Field Service) w systemie Odoo 18. Aplikacja ta jest stworzona do optymalizacji zarządzania pracownikami mobilnymi, takimi jak technicy, serwisanci czy instalatorzy.

Spis Treści

1. Pulpit Nawigacyjny i Główne Widoki (Mapa, Kanban, Kalendarz)
2. Tworzenie i Przydzielanie Zadań Serwisowych
3. Interfejs Mobilny dla Technika w Terenie
4. Zarządzanie Materiałami i Częściami Zamiennymi
5. Arkusze Robocze i Podpis Klienta
6. Fakturowanie Usług i Materiałów
7. Raportowanie i Analiza Wydajności

1. Pulpit Nawigacyjny i Główne Widoki (Mapa, Kanban, Kalendarz)

Główny ekran aplikacji Serwis Terenowy daje dyspozytorowi pełny obraz sytuacji. Dostępne są różne widoki, między którymi można się przełączać:

• Widok Mapy: Domyślny i najbardziej intuicyjny widok. Pokazuje na mapie lokalizacje wszystkich zaplanowanych zadań oraz aktualną pozycję techników (jeśli udostępniają). Kolory pinezek odpowiadają statusom zadań. Możesz przeciągać zadania z listy "Niezaplanowane" i upuszczać je na mapie w pobliżu wybranego technika, aby mu je przypisać.
• Widok Kanban: Przedstawia zadania w kolumnach odpowiadających etapom procesu (np. "Nowe", "Zaplanowane", "W toku", "Gotowe"). Umożliwia łatwe przesuwanie zadań między statusami.
• Widok Kalendarza: Pokazuje zadania w ujęciu czasowym, co ułatwia planowanie i unikanie konfliktów w harmonogramie.
• Widok Gantta: Idealny do planowania wieloetapowych projektów i wizualizacji zależności między zadaniami.

[Obraz widoku mapy w aplikacji Serwis Terenowy]

2. Tworzenie i Przydzielanie Zadań Serwisowych

Zadanie to centralny element modułu, reprezentujący wizytę u klienta.

1. W dowolnym widoku kliknij "Utwórz".
2. Wypełnij formularz zadania:
   • Tytuł: Krótki opis zlecenia (np. "Przegląd roczny klimatyzatora").
   • Klient: Wybierz klienta z bazy danych. Adres zostanie uzupełniony automatycznie.
   • Pracownik: Przypisz zadanie do konkretnego technika.
   • Projekt: Domyślnie "Serwis Terenowy", ale możesz tworzyć dedykowane projekty dla różnych typów usług.
   • Zaplanowana data: Ustaw datę i godzinę wizyty.
3. Integracja ze Sprzedażą: Zadania mogą być tworzone automatycznie. Po sprzedaniu produktu "Usługa instalacji" w module Sprzedaż, Odoo może automatycznie wygenerować zadanie serwisowe przypisane do tego zlecenia.

3. Interfejs Mobilny dla Technika w Terenie

Technicy w terenie korzystają z Odoo na swoich smartfonach lub tabletach. Interfejs mobilny jest zoptymalizowany do ich potrzeb.

1. Technik loguje się i widzi listę swoich zadań na dany dzień, często posortowaną w optymalnej kolejności dojazdu.
2. Otwiera pierwsze zadanie i klika "Start", aby uruchomić stoper. Czas pracy jest automatycznie rejestrowany.
3. W trakcie pracy może:
   • Dodać zużyte materiały: Wybiera produkty z listy (części z jego "mobilnego magazynu").
   • Wypełnić arkusz roboczy: Odpowiada na pytania z predefiniowanego szablonu.
   • Zrobić zdjęcia: Dokumentuje wykonaną pracę lub usterkę.
4. Po zakończeniu pracy klika "Stop".
5. Przedstawia klientowi podsumowanie, a klient składa podpis cyfrowy bezpośrednio na ekranie urządzenia.
6. Technik oznacza zadanie jako "Gotowe". Dyspozytor w biurze widzi zmianę statusu w czasie rzeczywistym.

4. Zarządzanie Materiałami i Częściami Zamiennymi

Każdy technik może mieć przypisany swój własny, wirtualny magazyn (np. "Samochód Jana Kowalskiego").

• Pobieranie części: Przed wyruszeniem w trasę, technik pobiera potrzebne części z magazynu głównego na swój "samochód", co jest rejestrowane jako wewnętrzne przesunięcie w module Magazyn.
• Zużycie materiałów: Gdy technik dodaje produkt do zadania serwisowego, Odoo automatycznie odejmuje go od stanu magazynowego jego "samochodu". Dzięki temu masz pełną kontrolę nad częściami zamiennymi.

5. Arkusze Robocze i Podpis Klienta

Możesz tworzyć niestandardowe szablony arkuszy roboczych (checklisty, protokoły odbioru).

1. Przejdź do Konfiguracja > Szablony arkuszy roboczych.
2. Zaprojektuj formularz, dodając różne typy pól: tekstowe, liczbowe, pola wyboru, zdjęcia itp.
3. Przypisz szablon do typu projektu serwisowego.
4. Technik, realizując zadanie, będzie musiał wypełnić ten formularz przed jego zamknięciem. Wypełniony arkusz, wraz z podpisem klienta, jest zapisywany jako dokument PDF i dołączany do zadania.

6. Fakturowanie Usług i Materiałów

Po zakończeniu zadania, proces fakturowania jest bardzo prosty.

1. Dyspozytor otwiera w biurze zadanie oznaczone jako "Gotowe".
2. Sprawdza zarejestrowany czas pracy i zużyte materiały.
3. Klika przycisk "Utwórz fakturę".
4. Odoo automatycznie generuje wersję roboczą faktury w module Księgowość, która zawiera:
   • Pozycję za usługę (na podstawie zarejestrowanego czasu pracy).
   • Pozycje za wszystkie zużyte materiały.
5. Księgowość musi już tylko zweryfikować i zatwierdzić fakturę, a następnie wysłać ją do klienta.

7. Raportowanie i Analiza Wydajności

W menu Raportowanie możesz analizować kluczowe wskaźniki:

• Analiza zadań: Sprawdzaj rentowność każdego zlecenia, porównując koszty (czas pracy, materiały) z przychodami.
• Analiza kart czasu pracy: Monitoruj wydajność poszczególnych techników.
• Raporty z arkuszy roboczych: Analizuj zebrane dane, np. najczęstsze przyczyny awarii.