Instrukcja Użytkowania: Rekrutacja w Odoo 18

 Pro EXTREME

 Pro ULTIMATE

​ Midi BUSINESS

 Mini FREE

Niniejszy dokument to kompleksowy przewodnik po aplikacji Rekrutacja w systemie Odoo 18. Aplikacja ta pozwala na usprawnienie i centralizację wszystkich działań związanych z pozyskiwaniem nowych pracowników, od publikacji oferty pracy po finalne zatrudnienie.

Spis Treści

1. Pulpit Nawigacyjny i Widok Kanban
2. Tworzenie i Zarządzanie Stanowiskami Pracy
3. Zarządzanie Aplikacjami Kandydatów
4. Proces Rekrutacyjny – Etapy i Działania
5. Komunikacja z Kandydatami
6. Tworzenie Oferty i Zatrudnianie
7. Raportowanie i Analiza Procesu Rekrutacji

1. Pulpit Nawigacyjny i Widok Kanban

Główny ekran aplikacji Rekrutacja to pulpit, który wyświetla wszystkie aktywne stanowiska pracy.

• Karty Stanowisk: Każda karta reprezentuje jedno stanowisko i pokazuje kluczowe informacje, takie jak liczba nowych aplikacji i liczba kandydatów do zatrudnienia.
• Widok Kanban Procesu: Po kliknięciu na konkretne stanowisko, zostaniesz przeniesiony do widoku Kanban, który wizualizuje Twój lejek rekrutacyjny. Każda kolumna to kolejny etap procesu (np. "Wstępna kwalifikacja", "Pierwsza rozmowa", "Test techniczny", "Oferta"). Każda karta w tym widoku to aplikacja jednego kandydata.

[Obraz pulpitu nawigacyjnego aplikacji Rekrutacja]

2. Tworzenie i Zarządzanie Stanowiskami Pracy

Wszystko zaczyna się od zdefiniowania, kogo szukasz.

1. Na głównym pulpicie kliknij "Utwórz".
2. Wpisz Nazwę stanowiska (np. "Specjalista ds. Marketingu").
3. Wypełnij formularz:
   • Opis stanowiska: Użyj wbudowanego edytora, aby stworzyć atrakcyjny i szczegółowy opis pracy. Ten tekst zostanie automatycznie opublikowany na Twojej stronie internetowej w zakładce "Kariera".
   • Dział i Osoba odpowiedzialna za rekrutację.
   • Liczba oczekiwanych nowych pracowników.
4. Po wypełnieniu danych, kliknij przycisk "Rozpocznij rekrutację".
5. Aby opublikować ogłoszenie na stronie, użyj inteligentnego przycisku "Nieopublikowano na stronie" i zmień jego status na "Opublikowano".

3. Zarządzanie Aplikacjami Kandydatów

Aplikacje mogą trafiać do systemu na kilka sposobów:

• Automatycznie ze strony internetowej: Kandydaci wypełniający formularz w opublikowanym ogłoszeniu.
• Automatycznie z maila: Odoo może stworzyć dedykowany alias email dla każdego stanowiska (np. praca-marketing@twojafirma.com). CV wysłane na ten adres automatycznie utworzą nową aplikację.
• Ręcznie: Możesz ręcznie dodać kandydata, klikając "Utwórz" w widoku Kanban danego stanowiska.

Każda aplikacja tworzy kartę kandydata, na której znajdziesz jego dane, CV i historię komunikacji.

4. Proces Rekrutacyjny – Etapy i Działania

Zarządzanie kandydatami w widoku Kanban jest proste i intuicyjne.

• Przesuwanie między etapami: Aby zmienić status kandydata, po prostu przeciągnij i upuść jego kartę do następnej kolumny.
• Działania na karcie kandydata: Otwórz kartę kandydata, aby uzyskać dostęp do wszystkich informacji i opcji:
  • Dane kontaktowe i załączone CV.
  • Ocena gwiazdkowa: Szybko oznacz obiecujących kandydatów.
  • Planowanie spotkań: Kliknij ikonę kalendarza, aby umówić rozmowę. Spotkanie zostanie automatycznie zsynchronizowane z Twoim kalendarzem i kalendarzem kandydata (jeśli wyślesz zaproszenie).
  • Notatki wewnętrzne: Zapisuj swoje przemyślenia i opinie po rozmowie.

5. Komunikacja z Kandydatami

Odoo pomaga w utrzymaniu profesjonalnej komunikacji.

• Wątek komunikacyjny (Chatter): Na dole każdej aplikacji znajduje się historia wszystkich interakcji: wysłanych maili, notatek, zaplanowanych spotkań.
• Szablony E-mail: Używaj gotowych szablonów, aby szybko wysyłać standardowe wiadomości, takie jak podziękowanie za aplikację, zaproszenie na rozmowę czy informacja o odrzuceniu kandydatury. Możesz je wybrać, klikając "Wyślij wiadomość" i wybierając szablon z listy.

6. Tworzenie Oferty i Zatrudnianie

Gdy znajdziesz idealnego kandydata, Odoo ułatwia finalizację procesu.

1. Przesuń kartę kandydata do etapu "Złożono ofertę".
2. Możesz wysłać propozycję umowy bezpośrednio z systemu, korzystając z integracji z aplikacją Podpisy Elektroniczne.
3. Po zaakceptowaniu oferty przez kandydata, na jego aplikacji pojawi się przycisk "Utwórz pracownika".
4. Kliknięcie tego przycisku to kluczowy moment integracji:
   • Odoo automatycznie tworzy nowy profil w aplikacji Pracownicy.
   • Wszystkie dane kandydata (imię, nazwisko, email, telefon) oraz załączone dokumenty (CV, list motywacyjny) zostają przeniesione do jego nowej, pracowniczej teczki. Oszczędza to mnóstwo czasu i eliminuje ryzyko pomyłek przy przepisywaniu danych.

7. Raportowanie i Analiza Procesu Rekrutacji

W menu Raportowanie znajdziesz narzędzia do analizy efektywności Twoich działań.

• Analiza rekrutacji: Interaktywna tabela przestawna, która pozwala analizować aplikacje według stanowiska, etapu, źródła (np. strona internetowa, polecenie, portal pracy) czy powodu odrzucenia.
• Wykresy: Łatwo zwizualizujesz dane, aby zobaczyć, które źródła przynoszą najwięcej wartościowych kandydatów lub na którym etapie najczęściej rezygnują.