Instrukcja Użytkowania: Pracownicy w Odoo 18

 Pro EXTREME

 Pro ULTIMATE

​ Midi BUSINESS

 Mini FREE

Niniejszy dokument to kompleksowy przewodnik po aplikacji Pracownicy w systemie Odoo 18. Aplikacja ta jest centralnym punktem do zarządzania wszystkimi informacjami i procesami związanymi z personelem w Twojej firmie.

Spis Treści

1. Główny Widok i Struktura Organizacyjna
2. Tworzenie i Zarządzanie Profilem Pracownika
3. Zarządzanie Umowami o Pracę
4. Zarządzanie Nieobecnościami (Urlopy, Zwolnienia)
5. Zarządzanie Wydatkami Służbowymi
6. Oceny Pracownicze i Rozwój
7. Raportowanie HR

1. Główny Widok i Struktura Organizacyjna

Po wejściu do aplikacji Pracownicy zobaczysz widok Kanban ze wszystkimi pracownikami w formie wizytówek.

• Wizytówki Pracowników: Każda karta zawiera podstawowe informacje: zdjęcie, imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu i adres e-mail.
• Schemat Organizacyjny: W menu Działy możesz zobaczyć i zarządzać strukturą swojej firmy. Kliknięcie na dany dział pokazuje przypisanych do niego pracowników i menedżera. Możesz łatwo tworzyć nowe działy i przeciągać pracowników między nimi.
• Filtry i Grupowanie: Użyj paska wyszukiwania, aby szybko znaleźć pracownika. Możesz grupować widok według działu, menedżera czy lokalizacji, aby łatwiej analizować strukturę zespołu.

[Obraz widoku działów ze schematem organizacyjnym w Odoo]

2. Tworzenie i Zarządzanie Profilem Pracownika

Profil pracownika to jego cyfrowa teczka akt osobowych.

1. W głównym widoku kliknij "Utwórz".
2. Wpisz imię i nazwisko pracownika oraz jego stanowisko.
3. Wypełnij szczegółowe informacje w poszczególnych zakładkach:
   • Informacje publiczne: Dane kontaktowe do pracy, dział, menedżer, trener.
   • Informacje o wznowieniu: Dane dotyczące doświadczenia zawodowego i umiejętności.
   • Informacje prywatne: Prywatny adres, e-mail, stan cywilny, dane kontaktowe w nagłych wypadkach, informacje o edukacji.
   • Ustawienia HR: Status pracownika, powiązany użytkownik systemu, dane dotyczące pojazdu służbowego, lokalizacja pracy.

Każdy pracownik ma również dostęp do swojego profilu, gdzie może samodzielnie aktualizować niektóre dane.

3. Zarządzanie Umowami o Pracę

Odoo pozwala na kompleksowe zarządzanie umowami.

1. W profilu pracownika kliknij inteligentny przycisk "Umowy".
2. Kliknij "Utwórz", aby dodać nową umowę.
3. Wypełnij formularz umowy:
   • Referencja umowy: Nadaj unikalną nazwę, np. "Umowa o pracę - Jan Kowalski".
   • Pracownik: Pole zostanie uzupełnione automatycznie.
   • Data rozpoczęcia i zakończenia umowy.
   • Dział i Stanowisko.
   • Typ umowy: np. Umowa o pracę, Umowa zlecenie.
   • Struktura płac i wynagrodzenie: W zakładce "Informacje o wynagrodzeniu" wprowadź kwotę wynagrodzenia zasadniczego. Te dane są podstawą do naliczeń w module Płace.
4. Umowa może mieć status: Nowa, Aktywna, Wygasła, Zakończona. System automatycznie śledzi te statusy na podstawie dat.

4. Zarządzanie Nieobecnościami (Urlopy, Zwolnienia)

Moduł jest zintegrowany z aplikacją Nieobecności.

• Składanie wniosku przez pracownika: Pracownik loguje się do Odoo, przechodzi do aplikacji Nieobecności, wybiera typ nieobecności (np. Urlop wypoczynkowy), zaznacza daty i wysyła wniosek do swojego menedżera.
• Zatwierdzanie przez menedżera: Menedżer otrzymuje powiadomienie i może zatwierdzić lub odrzucić wniosek. Po zatwierdzeniu, nieobecność jest widoczna w kalendarzu firmowym, a limit urlopowy pracownika jest automatycznie pomniejszany.
• Konfiguracja typów nieobecności: W Nieobecności > Konfiguracja > Typy nieobecności możesz definiować różne rodzaje absencji (płatne, bezpłatne, chorobowe) i przydzielać limity pracownikom.

5. Zarządzanie Wydatkami Służbowymi

Integracja z aplikacją Wydatki pozwala na sprawne rozliczanie delegacji.

1. Pracownik w aplikacji Wydatki tworzy nowy wydatek, np. "Faktura za hotel".
2. Wpisuje kwotę, datę, wybiera kategorię i załącza skan lub zdjęcie rachunku.
3. Tworzy "Raport z wydatków" i przesyła go do swojego menedżera.
4. Menedżer weryfikuje raport i go zatwierdza.
5. Po zatwierdzeniu, dział księgowości może zaksięgować wydatek i zwrócić pracownikowi pieniądze (np. dodając kwotę do najbliższej wypłaty).

6. Oceny Pracownicze i Rozwój

Aplikacja Oceny pomaga w regularnym monitorowaniu postępów i planowaniu rozwoju.

1. Przejdź do aplikacji Oceny i kliknij "Utwórz".
2. Wybierz pracownika i jego menedżera.
3. Ustal datę oceny.
4. Możesz skorzystać z gotowych szablonów ankiet lub stworzyć własne pytania dotyczące celów, postępów i potrzeb rozwojowych.
5. Zarówno menedżer, jak i pracownik mogą wypełnić formularz oceny. System przechowuje historię wszystkich ocen, co ułatwia śledzenie rozwoju kariery.

7. Raportowanie HR

Aplikacja Pracownicy oferuje szereg raportów do analizy danych kadrowych.

• Analiza pracowników: W Raportowanie > Pracownicy znajdziesz interaktywną tabelę przestawną. Możesz analizować dane dotyczące zatrudnienia według działów, stanowisk, płci czy statusu umowy.
• Analiza umów: Pozwala na śledzenie nadchodzących wygaśnięć umów.
• Raporty z nieobecności i wydatków są dostępne w dedykowanych aplikacjach i dają pełen obraz absencji oraz kosztów generowanych przez pracowników.