Odoo 18: Instrukcja Użytkownika - Aplikacja Kontakty

 Pro EXTREME

 Pro ULTIMATE

 Midi

 Mini

Wprowadzenie

Aplikacja Kontakty (Contacts) to centralna baza danych (książka adresowa) Twojej firmy w systemie Odoo. Przechowuje ona wszystkie informacje o osobach i organizacjach, z którymi współpracujesz: klientach, dostawcach, partnerach, a nawet pracownikach. Prawidłowe zarządzanie tą bazą jest kluczowe, ponieważ dane z aplikacji Kontakty są wykorzystywane w całym systemie – od sprzedaży i zakupów, przez księgowość, aż po zarządzanie projektami i marketing.

Główne Elementy Interfejsu

Główny widok aplikacji to przejrzysta lista wszystkich Twoich kontaktów.

• Widok Kanban: Domyślny widok, który przedstawia kontakty w formie wizytówek. Idealny do szybkiego przeglądania.
• Widok Listy: Bardziej szczegółowy widok tabelaryczny, który pozwala na sortowanie i masową edycję kontaktów.
• Pasek Wyszukiwania: Niezwykle potężne narzędzie. Możesz wyszukiwać kontakty po dowolnej informacji: nazwie, adresie e-mail, numerze telefonu, NIP, a nawet po przypisanych tagach.
• Filtry i Grupowanie: Pozwalają na zaawansowane segmentowanie bazy. Możesz filtrować np. tylko klientów lub tylko firmy, a następnie grupować ich według kraju, przypisanego sprzedawcy czy branży.

Zarządzanie Kontaktami

1. Tworzenie Nowego Kontaktu

Kliknij przycisk "Nowy", aby otworzyć formularz tworzenia kontaktu. Kluczową decyzją jest wybór, czy tworzysz:

• Osobę (Individual): Kontakt do konkretnej osoby fizycznej.
• Firmę (Company): Kontakt do organizacji, firmy lub instytucji.

Po wybraniu typu "Firma", możesz w jej ramach dodawać powiązane kontakty (osoby), np. pracowników tej firmy.

[Obraz: Formularz tworzenia nowego kontaktu z widocznym wyborem między Osobą a Firmą.]

2. Karta Kontaktu – Centrum Informacji

Karta kontaktu to miejsce, gdzie gromadzone są wszystkie dane.

• Dane Podstawowe: Nazwa, zdjęcie, adres, NIP, telefon, e-mail, strona internetowa.
• Zakładka "Kontakty i Adresy": Możesz tu dodać wiele adresów dla jednej firmy (np. adres fakturowy, adres dostawy) oraz przypisać wiele osób kontaktowych.
• Zakładki Specyficzne dla Aplikacji:
  • Sprzedaż i Zakupy: Ustawiasz tu warunki handlowe, takie jak cennik, warunki płatności czy przypisany sprzedawca/nabywca.
  • Księgowość: Definiujesz konta księgowe, numery rachunków bankowych i warunki podatkowe.
  • Notatki wewnętrzne: Miejsce na prywatne notatki widoczne tylko dla pracowników.

3. Wykrywanie Duplikatów

Odoo posiada wbudowany mechanizm, który pomaga unikać tworzenia zduplikowanych kontaktów. Jeśli system wykryje, że próbujesz utworzyć kontakt o podobnej nazwie lub numerze NIP, poinformuje Cię o tym i zaproponuje połączenie wpisów.

Integracja – Serce Systemu Odoo

Aplikacja Kontakty nie działa w próżni. Jest ona krwiobiegiem dla danych w całym systemie.

• Inteligentne Przyciski (Stat Buttons): Na karcie każdego kontaktu znajdują się przyciski, które w czasie rzeczywistym pokazują, ile powiązanych z nim jest innych dokumentów. Możesz jednym kliknięciem zobaczyć wszystkie jego oferty sprzedaży, faktury, zadania w projektach, spotkania w kalendarzu czy szanse sprzedażowe.
• Chatter (Dziennik): Podobnie jak w innych aplikacjach, na dole karty kontaktu znajduje się dziennik, w którym zapisywana jest cała historia interakcji: wysłane e-maile, notatki z rozmów, zaplanowane aktywności. To kompletne archiwum komunikacji z danym kontaktem.
• Użycie w innych modułach:
  • Sprzedaż/CRM: Wybierasz kontakt jako klienta w ofercie lub szansie sprzedażowej.
  • Zakupy: Wybierasz kontakt jako dostawcę w zamówieniu zakupu.
  • Księgowość: Dane kontaktu są automatycznie pobierane do faktury.
  • Marketing: Używasz bazy kontaktów do segmentacji i wysyłki kampanii e-mailowych.

Importowanie Danych

Jeśli posiadasz już bazę kontaktów, możesz ją łatwo zaimportować do Odoo. Przejdź do widoku listy i wybierz opcję "Importuj rekordy" (Import Records). Odoo pozwala na import danych z plików CSV lub Excel i pomaga w mapowaniu kolumn z Twojego pliku na odpowiednie pola w systemie.