Odoo 18: Instrukcja Użytkownika - Fakturowanie i księgowość

 Pro EXTREME

 Pro ULTIMATE

 Midi BUSINESS

 Mini FREE

Niniejszy dokument stanowi kompleksowy przewodnik po module Fakturowanie i Księgowość w systemie Odoo w wersji 18. Celem instrukcji jest przedstawienie kluczowych funkcji i procesów w sposób przystępny dla użytkownika.

Spis Treści

1. Pulpit Nawigacyjny Księgowości
2. Konfiguracja Początkowa
3. Fakturowanie Klientów (Sprzedaż)
4. Faktury od Dostawców (Zakupy)
5. Zarządzanie Płatnościami i Uzgadnianie Banku
6. Raportowanie Finansowe
7. Operacje Okresowe

1. Pulpit Nawigacyjny Księgowości

Po wejściu do modułu Księgowość, pierwszym ekranem jest pulpit nawigacyjny. Jest to centrum dowodzenia Twoimi finansami.

• Dzienniki Księgowe: Główne elementy pulpitu to karty reprezentujące Twoje dzienniki (np. Faktury sprzedaży, Faktury zakupu, Bank, Kasa). Każda karta pokazuje liczbę dokumentów do przetworzenia.
• Menu Nawigacyjne: Po lewej stronie i na górze ekranu znajdują się linki do wszystkich sekcji modułu:
  • Klienci: Faktury, Noty korygujące, Płatności, Produkty.
  • Dostawcy: Faktury, Zwroty, Płatności.
  • Księgowość: Zapisy księgowe, Uzgodnienia, Automatyczne przeniesienia.
  • Raportowanie: Zestawienia standardowe (Bilans, RZiS) i analityczne.
  • Konfiguracja: Ustawienia modułu.

[Obraz pulpitu nawigacyjnego modułu Księgowość w Odoo]

2. Konfiguracja Początkowa

Przed rozpoczęciem pracy, upewnij się, że podstawowe dane są poprawnie skonfigurowane.

• Dane firmy: W Ustawienia > Firmy uzupełnij dane swojej organizacji, w tym NIP, REGON i adres.
• Plan Kont: Przejdź do Konfiguracja > Księgowość > Plan kont. Odoo oferuje domyślny plan kont, który możesz dostosować do swoich potrzeb, dodając lub edytując konta księgowe.
• Podatki (VAT): W Konfiguracja > Księgowość > Podatki sprawdź i ewentualnie dodaj obowiązujące stawki podatkowe (np. 23%, 8%, 0%, zw.). Upewnij się, że konta przypisane do podatków są prawidłowe.
• Dzienniki Księgowe: W Konfiguracja > Księgowość > Dzienniki możesz zarządzać dziennikami. Każdy typ operacji (sprzedaż, zakup, bank) ma swój dedykowany dziennik z unikalną sekwencją numeracji.
• Konta Bankowe: W Konfiguracja > Księgowość > Dodaj konto bankowe połącz swoje rachunki bankowe. Możesz skonfigurować automatyczny import wyciągów.

3. Fakturowanie Klientów (Sprzedaż)

Proces wystawiania faktur dla Twoich klientów.

a) Tworzenie Faktury:

1. Przejdź do Klienci > Faktury i kliknij "Utwórz".
2. Wypełnij formularz faktury:
   • Klient: Wybierz istniejącego klienta lub utwórz nowego.
   • Data faktury: Domyślnie dzisiejsza, możesz ją zmienić.
   • Warunki płatności: Określają termin płatności.
   • Dziennik: Domyślnie "Faktury sprzedaży".
3. W zakładce "Pozycje faktury" dodaj produkty lub usługi:
   • Kliknij "Dodaj wiersz".
   • Wybierz produkt (dane zaciągną się automatycznie) lub opisz usługę ręcznie.
   • Określ ilość, cenę jednostkową i odpowiedni podatek.

b) Zatwierdzanie i Wysyłka:

1. Po sprawdzeniu poprawności danych, kliknij "Zatwierdź". Faktura otrzyma numer i zostanie zaksięgowana. Stan zmieni się z "Wersja robocza" na "Zaksięgowana".
2. Kliknij "Wyślij i Drukuj", aby wysłać fakturę e-mailem do klienta (w formacie PDF). Możesz dostosować szablon wiadomości.

c) Rejestracja Płatności:

1. Gdy klient opłaci fakturę, otwórz ją i kliknij "Zarejestruj płatność".
2. Wybierz dziennik płatności (np. Bank) i kwotę. Kliknij "Utwórz płatność".
3. Faktura zostanie oznaczona jako "Zapłacona".

d) Faktura Korygująca (Nota Kredytowa):

1. Otwórz zaksięgowaną fakturę, którą chcesz skorygować.
2. Kliknij "Dodaj notę kredytową".
3. Wybierz powód korekty i zdecyduj, czy ma to być korekta częściowa czy całkowity zwrot.
4. Odoo utworzy roboczą wersję faktury korygującej, którą należy sprawdzić, zatwierdzić i wysłać do klienta.

4. Faktury od Dostawców (Zakupy)

Rejestrowanie faktur kosztowych od Twoich dostawców.

1. Przejdź do Dostawcy > Faktury i kliknij "Utwórz" (lub "Prześlij", aby skorzystać z OCR do automatycznego odczytu danych z pliku PDF/zdjęcia).
2. Wypełnij pola:
   • Dostawca: Wybierz z listy.
   • Numer faktury: Wpisz numer z dokumentu otrzymanego od dostawcy.
   • Data faktury / Data księgowania: Uzupełnij zgodnie z dokumentem.
3. Dodaj pozycje kosztowe w zakładce "Pozycje faktury", określając opis, konto kosztowe, ilość, cenę i podatek.
4. Po weryfikacji kliknij "Zatwierdź".
5. Aby zarejestrować płatność, postępuj analogicznie jak przy fakturach sprzedaży, klikając "Zarejestruj płatność".

5. Zarządzanie Płatnościami i Uzgadnianie Banku

Kluczowy proces zapewniający zgodność zapisów księgowych ze stanem faktycznym na koncie bankowym.

1. Na pulpicie nawigacyjnym, w karcie swojego dziennika bankowego, kliknij "Uzgadniaj pozycje".
2. Odoo wyświetli ekran z dwiema kolumnami:
   • Po lewej: Transakcje z Twojego wyciągu bankowego (zaimportowane automatycznie lub ręcznie).
   • Po prawej: Twoje zapisy księgowe (oczekujące faktury, płatności).
3. Odoo automatycznie spróbuje dopasować transakcje na podstawie partnera i kwoty.
4. Dla każdej transakcji z wyciągu:
   • Jeśli Odoo znalazło dopasowanie, sprawdź je i kliknij "Zatwierdź".
   • Jeśli nie ma dopasowania, ręcznie wyszukaj odpowiednią fakturę lub stwórz zapis księgowy (np. dla opłat bankowych).
5. Celem jest "wyczyszczenie" wszystkich pozycji po lewej stronie. Różnica na dole ekranu musi wynosić zero.

6. Raportowanie Finansowe

Odoo oferuje szeroki wachlarz raportów dostępnych w czasie rzeczywistym w menu Raportowanie.

• Rachunek Zysków i Strat (RZiS): Pokazuje przychody, koszty i wynik finansowy za wybrany okres.
• Bilans: Przedstawia aktywa i pasywa firmy na dany dzień.
• Księga Główna: Szczegółowy wykaz wszystkich operacji na wszystkich kontach księgowych.
• Raport Podatkowy: Zestawienie kwot VAT należnego i naliczonego, podstawa do wygenerowania pliku JPK_V7.
• Wiekowanie należności/zobowiązań: Raporty pokazujące przeterminowane płatności od klientów i do dostawców.

Wszystkie raporty są interaktywne – możesz klikać w poszczególne pozycje, aby zobaczyć szczegółowe zapisy, które się na nie składają.

7. Operacje Okresowe

• Blokada Dat: Aby zapobiec zmianom w zamkniętym okresie (np. po złożeniu deklaracji VAT), przejdź do Księgowość > Działania > Zablokuj daty i ustaw datę, do której zapisy nie mogą być modyfikowane przez użytkowników.