Odoo 18: Instrukcja Użytkownika - Aplikacja Dokumenty (DMS)
Pro EXTREME
Pro ULTIMATE
Midi BUSINESS
Mini FREE
Wprowadzenie
Aplikacja Dokumenty (Documents) to centralny system zarządzania dokumentami (DMS) w Odoo. Służy do przechowywania, kategoryzowania, udostępniania i archiwizowania wszystkich plików firmowych w jednym, bezpiecznym miejscu. Dzięki integracji z całym systemem i zaawansowanym funkcjom automatyzacji, aplikacja ta pozwala na digitalizację procesów, takich jak zatwierdzanie faktur, archiwizowanie umów czy zarządzanie dokumentacją HR.
Główne Elementy Interfejsu
Interfejs aplikacji jest zaprojektowany z myślą o łatwym dostępie i szybkiej organizacji.
- Obszary Robocze (Workspaces): Główna metoda segregacji dokumentów. Działają jak foldery nadrzędne, np. "Finanse", "Sprzedaż", "HR", "Projekty". Każdy obszar roboczy może mieć własne reguły dostępu, tagi i zdefiniowane akcje.
- Tagi (Tags): Służą do precyzyjnego kategoryzowania plików wewnątrz obszarów roboczych. Tagi są zorganizowane w kategorie (np. kategoria "Status" może mieć tagi "Do zatwierdzenia", "Zatwierdzone", "Odrzucone").
- Panel Boczny: Po lewej stronie znajduje się nawigacja po obszarach roboczych i tagach, umożliwiając szybkie filtrowanie dokumentów.
- Widok Dokumentów: Centralna część ekranu, gdzie wyświetlane są pliki w formie siatki (Kanban) lub listy.
Podstawowe Operacje
1. Dodawanie Dokumentów
Istnieje kilka sposobów na dodanie plików do systemu:
- Przeciągnij i Upuść (Drag & Drop): Po prostu przeciągnij pliki z komputera i upuść je w oknie aplikacji.
- Przycisk "Prześlij" (Upload): Użyj przycisku, aby wybrać pliki z dysku.
- Dedykowany Adres E-mail: Każdy obszar roboczy może mieć swój unikalny adres e-mail. Wysłanie wiadomości z załącznikiem na ten adres automatycznie doda plik do odpowiedniego obszaru.
- Skanowanie: Integracja ze skanerami pozwala na przesyłanie dokumentów bezpośrednio po zeskanowaniu.
2. Organizowanie i Przeglądanie
- Przypisywanie Tagów: Po przesłaniu dokumentu, możesz przypisać mu odpowiednie tagi z panelu po prawej stronie, aby go skategoryzować.
- Podgląd Pliku: Kliknięcie na dokument otwiera jego podgląd bez potrzeby pobierania. Odoo obsługuje wiele formatów, w tym PDF, obrazy i dokumenty biurowe.
- Wyszukiwanie: Pasek wyszukiwania na górze pozwala na błyskawiczne odnalezienie plików po nazwie, treści (dzięki OCR dla obrazów i PDF), tagach czy osobie odpowiedzialnej.
Automatyzacja i Przepływy Pracy (Workflows)
To najpotężniejsza funkcja aplikacji. Dla każdego obszaru roboczego można zdefiniować automatyczne akcje, które będą wykonywane po spełnieniu określonych warunków (np. po dodaniu konkretnego tagu).
Konfiguracja Akcji
W ustawieniach obszaru roboczego (Konfiguracja > Szablony klasyfikacji) możesz tworzyć reguły. Przykładowe akcje:
- Przenieś do obszaru roboczego: Automatycznie przenosi plik do innego folderu.
- Ustaw tagi: Automatycznie dodaje lub usuwa tagi.
- Poproś o zatwierdzenie: Wysyła prośbę o walidację do wyznaczonej osoby. Użytkownik może zatwierdzić lub odrzucić dokument.
- Utwórz rekord: Automatycznie tworzy nowy obiekt w innej aplikacji, np.:
- Utwórz fakturę dostawcy: Na podstawie przesłanego skanu faktury tworzy roboczą fakturę w module Księgowość.
- Utwórz zadanie: Tworzy nowe zadanie w aplikacji Projekty.
- Utwórz kandydata: Tworzy profil kandydata w module Rekrutacja na podstawie CV.
[Obraz: Ekran konfiguracji akcji dla Obszaru Roboczego, pokazujący przykładową regułę "Utwórz fakturę dostawcy".]
Przykład przepływu pracy:
- Pracownik wysyła e-mailem skan faktury kosztowej na adres e-mail obszaru "Finanse".
- Odoo automatycznie tworzy dokument i przypisuje mu tag "Do weryfikacji".
- Uruchamia się akcja: Odoo odczytuje dane z faktury (OCR) i tworzy roboczą fakturę w module Księgowość.
- Jednocześnie uruchamia się druga akcja: "Poproś o zatwierdzenie" do menedżera działu.
- Menedżer otrzymuje powiadomienie, przegląda dokument i go zatwierdza.
- Po zatwierdzeniu, dokument automatycznie otrzymuje tag "Zatwierdzone".
Udostępnianie Dokumentów
- Udostępnianie wewnętrzne: Dokumenty są dostępne dla użytkowników zgodnie z uprawnieniami nadanymi w obszarach roboczych.
- Udostępnianie zewnętrzne: Możesz wygenerować bezpieczny link do udostępnienia pliku osobom spoza organizacji. Można ustawić datę wygaśnięcia linku.